Нужна консультация? - Звоните!

телефон / факс: +7 (812) 335-1313

Запрос на расчет мероприятия

Услуги по организации и проведению конференции, семинара

Организация конференции или семинараМногие компании в своей деятельности сталкиваются с необходимостью организации деловых мероприятий различного уровня. Это может быть и простая деловая командировка, и серьезная международная конференция или же обучающий семинар.

Организация конференции или семинара - это комплексная составная услуга.

Так, в рамках предстоящего события требуется не только найти место для проведения, исходя из удобства расположения, количества человек, но и правильно подобрать оборудование, а также предоставить питание, аудио, фото и видео отчет после его окончания.

Для гостей из других городов или из других стран необходимо предоставить размещение в гостинице и оказать помощь в визовых вопросах и приобретении авиа и ж/д билетов. Также гостям города будет интересно познакомиться со страной и городом, что потребует организации экскурсионной программы и автотранспортного обслуживания.

На всех подобных мероприятиях требуется вручение сертификата о прохождении семинара или участия в конференции и множество других услуг.

Организацией конференций и семинаров с оказанием полного комплекса услуг как в России, так и за рубежом занимается наш дружный и опытный коллектив с 1997 года.

Запросить расчет вашей конференции

Координация и логистика

Координация и логистика

Организация семинаров и конференций требует детальной проработки всех этапов, выявления зон ответственности и координацию исполнителей - это довольно трудоемкая и сложная задача, которую наша команда специалистов предлагает взять на себя. Мы согласуем с вами план мероприятия, объем и качество услуг, поможем не упустить из внимания важные зоны ответственности, а также составим подробную смету на все услуги. Наш координатор будет присутствовать на конференции и координировать все составные услуги: трансферы, питание, технический персонал, а также артистов и прочих исполнителей отдельных услуг.

Квалифицированный персонал

Организация и проведение конференций и семинаров предполагает привлечение большого количества персонала различного назначения. Это и административный персонал на стойку регистрации, и охранники, контролирующие не только соблюдение порядка, но и контроль доступа в ту или иную зону. Это и официанты, и промоутеры, и ведущие, и музыканты, и певцы, и танцовщицы и технический персонал. Мы поможем вам подобрать команду специалистов, которая будет работать слаженно под руководством нашего координатора и четко выполнять все поставленные задачи.

Аренда залов и помещений

Аренда залов и помещений

Подбор помещения - это важный этап работы, так как от удобства расположения зала, а также от его технических возможностей зависит и успех всего события. Аренда залов для конференции и семинараДля проведения конференции или семинара можно рассматривать конференц-зал, комнату переговоров, помещение выставочного центра или даже помещение института, дворца, ресторана или развлекательного учреждения такого как Гигант Холл и пр. В зависимости от выбора помещения в стоимость аренды иногда уже входит минимально необходимый комплект оборудования. В том случае, если зал предоставляет оборудование за высокую дополнительную стоимость или не предоставляет вовсе, правильнее будет взять оборудование в аренду в специализированной фирме. Наши специалисты оперативно подберут вам соответствующее техническим и прочим требованиям помещение из тысячи возможных вариантов.

Аренда оборудования для конференции и семинара

Аренда оборудования для конференции и семинара

От выбора того или иного оборудования во многом зависит успешность мероприятия в целом, т.к. плохое качество и неправильный выбор, а тем более отсутствие требуемого оборудования может повлечь неверное или неполное восприятие предлагаемой информации. Из звукового оборудования наиболее часто требуются акустические системы, обеспечивающие качественный звук, с колонками, микшерным пультом, стационарными или радио микрофонами для президиума, докладчика, а также одним или несколькими микрофонами для участников. Из видео оборудования наиболее востребованы проекторы с ноутбуками и экранами. Наши специалисты предложат в аренду оборудование для конференции, как звуковое, так и видео оборудование с учетом размеров зала и особенностей акустики и освещения.

Подробнее об аренде оборудования

Устный и письменный перевод

Организация конференций, конгресса, а также обычной деловой поездки с участием иностранцев требует привлечения переводчиков, как для устного последовательного или синхронного перевода, так и для письменного перевода материалов, тезисов, программы и пр. Наша компания занимается организацией перевода любого уровня сложности на международных мероприятиях. Мы предоставим Вам специалистов как последовательного, так и синхронного перевода на любом языке в соответствии с тематикой мероприятия. Также мы предоставляем услуги письменного перевода и гидов на разных языках для постконгрессного экскурсионного обслуживания.

Организация питания, кейтеринговые услуги

Организация питания, кейтеринговые услуги

Во время события подобного рода часто требуется организовать кофе-брейк, обед, а иногда и торжественный ужин или фуршет для участников и почетных гостей. Обычно питание требуется в непосредственной близости или же в самом месте проведения конференции и довольно часто требует кейтеринговых услуг. Возложите заботу об организации питания на наших специалистов – освободите себя от ненужных забот.

Разработка стиля мероприятия

Разработка стиля подразумевает под собой разработку всего комплекса полиграфической продукции, а также оформление события в целом. Услуга может включать:

  • разработку логотипа, а также цветовые решения для оформления;
  • дизайн-макет бейджей, портфеля участника и входящих в него блокнота, ручки и пр., информационные и наградные материалы;
  • оформление зала;
  • создание временного или постоянного информационного сайта и другие услуги.

Работа со СМИ, реклама и продвижение

Работа со СМИ, реклама и продвижение

Хорошая организация освещения конференции, семинара в СМИ – это важная составляющая успеха. Для привлечения внимания потенциальных участников и для продвижения и запоминания бренда необходимо информировать об организации конференции, семинара через рассылку, по средством телемаркетинга, интернет рекламы, рекламы в печати, а также давать наружную рекламу, рекламу на транспорте и в других местах массового скопления людей. В рамках конференции, с целью продвижения товаров и услуг, организуют выставки и постерные сессии. Решение всех этих задач требует много времени, переговоров, согласований, подготовки и поэтому мы предлагаем эту задачу возложить на наших специалистов, которые не только разместят информацию о предстоящем событии, но разработают, согласуют дизайн-макеты рекламных материалов в едином стиле, а также создадут, при необходимости, интернет сайт вашего мероприятия.

Изготовление баннеров, флаерсов, афиш и прочей полиграфии

Рекламные материалы необходимы как до, так и после события. Для информирования о предстоящем событии можно расклеить афишы, раздать листовки, разместить баннеры как в качестве наружной рекламы, так и внутри бизнес и выставочных центров. Наш дизайнер сделает дизайн-макеты всей рекламной продукции в разработанном стиле.

Подготовка материалов и формирование портфеля участника

Подготовка материалов и формирование портфеля участника

Портфель участника представляет собой сумку, пакет или пластиковый кармашек со всем необходимым для работы. Стандартный набор включает ручку, блокнот для записей, бейдж, информационные материалы к мероприятию, такие как программа, рекламные проспекты и каталоги, сувенирная продукция. На папку, сумку или пакет, также как и на блокнот с ручкой возможно нанесение логотипа и информации о конференции: название, даты, место проведения.

Приобретение, изготовление бейджей

При организации практически любого делового мероприятия возникает необходимость осуществления контроля за посетителями. Для этих целей, а также для удобства общения

Изготовление бейджей

Грамоты, сертификаты и прочие награды

Грамоты, сертификаты и прочие награды

По итогам конференции или семинара требуется вручить грамоты или сертификаты об участии, о прослушивании курса семинаров или о полученной квалификации. Необходимость и критерии вручения обычно определяются до проведения мероприятия, затем дизайнер делает дизайн-макет, который после согласования отдается в печать. При проведении конференции в готовую грамоту или сертификат необходимо лишь вписать ФИО награждаемых. Впрочем, это можно сделать и заранее. Для почетных гостей, участников, предлагаем также наши услуги по подбору или изготовлению сувениров и подарков. Есть возможность как приобретения недорогих сувениров с логотипом конференции, так и приобретение эксклюзивных дорогих подарков для VIP гостей под заказ.

Фото, аудио и видео съемка

Фото, аудио и видео съемка

Для отчета о проведенной конференции или семинаре, а также для анализа результатов требуется видео и аудио фиксация. Мы организуем фото и видеосъемку, а также, при необходимости, аудио запись.