Нужна консультация? - Звоните!

тел.: +7 (812) 335-1313

Запрос на расчет мероприятия

Услуги по организации и проведению конференции, семинара

Организация конференции или семинараМногие компании в своей деятельности сталкиваются с необходимостью организации деловых мероприятий различного уровня. Это может быть и простая деловая командировка, и серьезная международная конференция или же обучающий семинар.

Организация конференции или семинара - это комплексная составная услуга.

Так, в рамках предстоящего события требуется не только найти место для проведения, исходя из удобства расположения, количества человек, но и правильно подобрать оборудование, а также предоставить питание, аудио, фото и видео отчет после его окончания.

Для гостей из других городов или из других стран необходимо предоставить размещение в гостинице и оказать помощь в визовых вопросах и приобретении авиа и ж/д билетов. Также гостям города будет интересно познакомиться со страной и городом, что потребует организации экскурсионной программы и автотранспортного обслуживания.

На всех подобных мероприятиях требуется вручение сертификата о прохождении семинара или участия в конференции и множество других услуг.

Организацией конференций и семинаров с оказанием полного комплекса услуг как в России, так и за рубежом занимается наш дружный и опытный коллектив с 1997 года.

Запросить расчет вашей конференции

Координация и логистика

Координатор на конференциюОрганизация семинаров и конференций требует детальной проработки всех этапов, выявления зон ответственности и координацию исполнителей - это довольно трудоемкая и сложная задача, которую наша команда специалистов предлагает взять на себя.

Мы согласуем с вами план мероприятия, объем и качество услуг, поможем не упустить из внимания важные зоны ответственности, а также составим подробную смету на все услуги.

Наш координатор будет присутствовать на конференции и координировать все составные услуги: трансферы, питание, технический персонал, а также артистов и прочих исполнителей отдельных услуг.

Квалифицированный персонал

Организация и проведение конференций и семинаров предполагает привлечение большого количества персонала различного назначения. Это и административный персонал на стойку регистрации, и охранники, контролирующие не только соблюдение порядка, но и контроль доступа в ту или иную зону. Это и официанты, и промоутеры, и ведущие, и музыканты, и певцы, и танцовщицы и технический персонал.

Мы поможем вам подобрать команду специалистов, которая будет работать слаженно под руководством нашего координатора и четко выполнять все поставленные задачи.

Аренда залов и помещений

Подбор помещения - это важный этап работы, так как от удобства расположения зала, а также от его технических возможностей зависит и успех всего события.

Аренда залов для конференции и семинараДля проведения конференции или семинара можно рассматривать конференц-зал, комнату переговоров, помещение выставочного центра или даже помещение института, дворца, ресторана или развлекательного учреждения такого как Гигант Холл и пр.

В зависимости от выбора помещения в стоимость аренды иногда уже входит минимально необходимый комплект оборудования. В том случае, если зал предоставляет оборудование за высокую дополнительную стоимость или не предоставляет вовсе, правильнее будет взять оборудование в аренду в специализированной фирме.

Наши специалисты оперативно подберут вам соответствующее техническим и прочим требованиям помещение из тысячи возможных вариантов.

Аренда оборудования для конференции и семинара

Аренда оборудования для конференцииОт выбора того или иного оборудования во многом зависит успешность мероприятия в целом, т.к. плохое качество и неправильный выбор, а тем более отсутствие требуемого оборудования может повлечь неверное или неполное восприятие предлагаемой информации.

Из звукового оборудования наиболее часто требуются акустические системы, обеспечивающие качественный звук, с колонками, микшерным пультом, стационарными или радио микрофонами для президиума, докладчика, а также одним или несколькими микрофонами для участников.

Из видео оборудования наиболее востребованы проекторы с ноутбуками и экранами.

Наши специалисты предложат в аренду оборудование для конференции, как звуковое, так и видеооборудование с учетом размеров зала и особенностей акустики и освещения.

Подробнее об аренде оборудования

Устный и письменный перевод

Организация конференций, конгресса, а также обычной деловой поездки с участием иностранцев требует привлечения переводчиков, как для устного последовательного или синхронного перевода, так и для письменного перевода материалов, тезисов, программы и пр.

Наша компания занимается организацией перевода любого уровня сложности на международных мероприятиях. Мы предоставим Вам специалистов как последовательного, так и синхронного перевода на любом языке в соответствии с тематикой мероприятия. Также мы предоставляем услуги письменного перевода и гидов на разных языках для постконгрессного экскурсионного обслуживания.

Организация питания, кейтеринговые услуги

Организация питания и кейтеринговые услугиВо время события подобного рода часто требуется организовать кофе-брейк, обед, а иногда и торжественный ужин или фуршет для участников и почетных гостей.

Обычно питание требуется в непосредственной близости или же в  самом месте проведения конференции и довольно часто требует кейтеринговых услуг.

Возложите заботу об организации питания на наших специалистов – освободите себя от ненужных забот.

Разработка стиля мероприятия

Разработка стиля подразумевает под собой разработку всего комплекса полиграфической продукции, а также оформление события в целом.

Услуга может включать:

  • разработку логотипа, а также цветовые решения для оформления;
  • дизайн-макет бейджей, портфеля участника и входящих в него блокнота, ручки и пр., информационные и наградные материалы;
  • оформление зала;
  • создание временного или постоянного информационного сайта и другие услуги.

Работа со СМИ, реклама и продвижение

Хорошая организация освещения конференции, семинара в СМИ – это важная составляющая успеха.

Организация постерной сессииДля привлечения внимания потенциальных участников и для продвижения и запоминания бренда необходимо информировать об организации конференции, семинара через рассылку, по средством телемаркетинга, интернет рекламы, рекламы в печати, а также давать наружную рекламу, рекламу на транспорте и в других местах массового скопления людей.

В рамках конференции, с целью продвижения товаров и услуг, организуют выставки и постерные сессии.

Решение всех этих задач требует много времени, переговоров, согласований, подготовки и поэтому мы предлагаем эту задачу возложить на наших специалистов, которые не только разместят информацию о предстоящем событии, но разработают, согласуют дизайн-макеты рекламных материалов в едином стиле, а также создадут, при необходимости, интернет сайт вашего мероприятия.

Изготовление баннеров, флаерсов, афиш и прочей полиграфии

Рекламные материалы необходимы как до, так и после события. Для информирования о предстоящем событии можно расклеить афишы, раздать листовки, разместить баннеры как в качестве наружной рекламы, так и внутри бизнес и выставочных центров.

Наш дизайнер сделает дизайн-макеты всей рекламной продукции в разработанном стиле.

Подготовка материалов и формирование портфеля участника

Портфель участника конференции или семинараПортфель участника представляет собой сумку, пакет или пластиковый кармашек со всем необходимым для работы. Стандартный набор включает ручку, блокнот для записей, бейдж, информационные материалы к мероприятию, такие как программа, рекламные проспекты и каталоги, сувенирная продукция.

На папку, сумку или пакет, также как и на блокнот с ручкой возможно нанесение логотипа и информации о конференции: название, даты, место проведения.

Приобретение, изготовление бейджей

При организации практически любого делового мероприятия возникает необходимость осуществления контроля за посетителями. Для этих целей, а также для удобства общения между участниками делаются бейджи.

Подробнее о бейджах

Грамоты, сертификаты и прочие награды

Изготовление грамот, сертификатов и дипломов для конференцииПо итогам конференции или семинара требуется вручить грамоты или сертификаты об участии, о прослушивании курса семинаров или о полученной квалификации. Необходимость и критерии вручения обычно определяются до проведения мероприятия, затем дизайнер делает дизайн-макет, который после согласования отдается в печать. При проведении конференции в готовую грамоту или сертификат необходимо лишь вписать ФИО награждаемых. Впрочем, это можно сделать и заранее.

Для почетных гостей, участников, предлагаем также наши услуги по подбору или изготовлению сувениров и подарков. Есть возможность как приобретения недорогих сувениров с логотипом конференции, так и приобретение эксклюзивных дорогих подарков для VIP гостей под заказ.

Фото, аудио и видео съемка

Фото, видео и аудио запись конференции или семинараДля отчета о проведенной конференции или семинаре, а также для анализа результатов требуется видео и аудио фиксация. Мы организуем фото и видеосъемку, а также, при необходимости, аудио запись.