Организация и проведение конференций

ВАМ НУЖНО ОРГАНИЗОВАТЬ И ПРОВЕСТИ КОНФЕРЕНЦИЮ, СЕМИНАР
ИЛИ ДРУГОЕ МЕРОПРИЯТИЕ?

Если у Вашей фирмы возникает необходимость в организации и проведении конференции, семинара или другого мероприятия в России или за рубежом, то, скорее всего, Вам понадобится:

• подготовить материалы для конференции и сформировать портфель участника;
• оформить приглашения для иностранных коллег, приезжающих в РФ, или же оформить загранпаспорта и визы для выезжающих за границу сотрудников;
• забронировать номера для командированных сотрудников;
• найти подходящий конференц-зал и оснастить его всей необходимой аппаратурой;
• найти переводчиков;
• организовать трансфер участников мероприятия;
• предусмотреть постконгрессное обслуживание, т.к. приезжающие на мероприятие участники скорее всего будут заинтересованы в экскурсионном обслуживании, а также, возможно и в проведении мероприятий развлекательного характера как в России, так и при выезде за границу;
• также могут возникнуть и другие потребности.

КТО ЗАЙМЕТСЯ ЭТИМИ ВОПРОСАМИ?

В случае если перед вашей компанией стоит такая задача, как организация конференции в Петербурге, то займется ею, скорее всего, секретарь.

СЕКРЕТАРЬ

Казалось бы, что поручение такой работы секретарю помогает экономить средства: не приходится нанимать никого со стороны. Но на самом деле никаких преимуществ здесь нет: даже у самого хорошего работника нет специального опыта, а значит, действовать он будет методом проб и ошибок, тратя огромное количество времени и сил. А каким будет результат, предсказать не сможет никто. Скорее всего, воплощение будет некачественным, да и прямые обязанности сотрудник исполнять не сможет, так как будет занят другим.

СПЕЦИАЛЬНЫЙ СОТРУДНИК ИЛИ ОТДЕЛ

Возможно, вопрос организации конференции в Санкт-Петербурге не единичный, и приходится заниматься этим достаточно регулярно. В этом случае в компании наверняка появляется сотрудник или даже отдел, на который возлагают эту задачу.

Плюсы в таком решении есть. Сотрудники постепенно набирают опыт и могут обеспечить качественную реализацию программы мероприятия. Однако важно найти хороших сотрудников для организации конференций и предложить им достойную зарплату. Получается, что и это решение не идеально: конференция может проводиться 3-4 раза в год, а платить сотрудникам необходимо постоянно.

МЕНЕДЖЕРЫ АГЕНТСТВА ДЕЛОВОГО СОТРУДНИЧЕСТВА «ОБЪЕДИНЕНИЕ «РОСБИЗНЕСТУР»

Совсем иное дело – обращаться при необходимости проведения конференций к менеджерам агентства делового сотрудничества «Объединение «РосБизнесТур». Они помогут провести семинары, конференции и другие мероприятия не только в России, но и за границей.

Проведение конференций с нашей помощью несет клиентам только преимущества. Нет необходимости подбирать и нанимать персонал, платить ему зарплату или поручать проведение важного мероприятия неподготовленным работникам.

Вы сможете сэкономить деньги, так как в организации и проведении таких мероприятий важно оплачивать конкретные услуги. Наша компания не только предлагает выгодные цены на них, но и разработала систему скидок. При этом все будет организовано на высшем уровне, мы сумеем провести любое мероприятие так, что вы обязательно останетесь довольны.

	Наличие опыта и знаний	Экономия времени	Экономия сил	Экономия денег на организацию
Секретарь
Специальный сотрудник или отдел